Za sukcesem firmy kryje się wiedza i doświadczenie, a jej część składowa to know-how[1], dostępne tylko wewnątrz organizacji. Know-how budowane jest w oparciu o praktyki i założenia danej firmy, ma strategiczne znaczenie w jej działaniu. Jak nim skutecznie zarządzać?
Uporządkuj w bazie wiedzy
Zarządzanie wiedzą i informacją, to jeden z elementów budujących przewagę konkurencyjną. Jest na tyle istotny, że wymaga określonej strategii i założeń. Brak standardów prowadzi do chaosu informacyjnego – a to szybki przepis na frustrację pracowników. W takich warunkach ciężko o dobrą współpracę, dlatego dobrze jest zadbać zawczasu o uporządkowanie najważniejszych informacji i stworzyć firmową bazę wiedzy.
Zarządzanie wiedzą i informacją, to jeden z elementów budujących przewagę konkurencyjną.
Dla kogo jest baza wiedzy?
Baza wiedzy to rozwiązanie nie tylko dla dużych organizacji. Wręcz przeciwnie – w sektorze MŚP gromadzenie i systematyzowanie wiedzy i doświadczeń jest również niezbędne. Bez względu na to, ile osób pracuje w organizacji, nośniki wiedzy i informacji są takie same. Najczęściej są to: ludzie i ich wiedza, procedury, przyzwyczajenia, ustalenia w mailach, dokumenty, pliki itp. Jak się w tym odnaleźć? Ile to zajmie czasu? Czy takie rozwiązania są na pewno efektywne?
Po co wdrażać firmową bazę wiedzy? – 8 korzyści
- Zidentyfikujesz potrzeby i procesy w Twojej firmie.
- Z łatwością przekażesz nowo zatrudnionym pracownikom standardy pracy w firmie.
- Szybciej wdrożysz już zatrudnionych pracowników w nowe projekty.
- Zaoszczędzisz czas i zredukujesz koszty.
- Poprawisz jakość wykonywanych usług.
- Zespoły będą działać w oparciu o te same założenia i procedury – zobaczysz efekty w postaci szybszej realizacji projektów.
- Poprawisz komunikację w firmie poprzez doinformowanie pracowników.
- Pracownik stanie się partnerem w tworzeniu rozwiązań.
- Dzięki odpowiedniemu zarządzaniu wiedzą Twoja organizacja będzie się rozwijać, a jej pozycja rynkowa – rosnąć.
Rola pracownika w zarządzaniu wiedzą
Wraz z wdrożeniem procesu zarządzania wiedzą zmienia się rola pracownika. Doświadczeni pracownicy stają się partnerami w tworzeniu rozwiązań, standaryzowaniu obecnych – są ekspertami w swoich dziedzinach. To zespoły powinny budować poszczególne moduły z wiedzą i gromadzić wdrażane rozwiązania i współtworzyć procedury. Tworzenie bazy wiedzy ma wpływ na jakość współpracy. Dzięki przyjętym założeniom i standardom, można czuwać nad przebiegiem i efektywnością zadań.
Doświadczeni pracownicy stają się partnerami w tworzeniu rozwiązań, standaryzowaniu obecnych – są ekspertami w swoich dziedzinach.
Co możesz zamieścić w bazie wiedzy online?
To, co znajduje się w bazie wiedzy, zależy od potrzeb organizacji. Na początek warto zebrać najczęstsze pytania pracowników: o materiały (np. gdzie jest papier firmowy) albo rozwiązania konkretnych problemów. Najprościej będzie dowiedzieć się od samych pracowników, jakie informacje widzieliby w bazie. Poniżej podrzucamy kilka wskazówek – z własnego doświadczenia.
Informacje dla wszystkich
- Wskazówki dotyczące kultury i zwyczajów firmowych, np. jak świętujemy pozyskanie nowego klienta.
- Informacje o procedurach, regulaminach czy instrukcjach, np. jak zrobić specjalną kawę z ekspresu – u nas pracownicy nagrali filmik. ?
- Szablony (prezentacji, oferty, stopki mailowej), brand booki, loga.
- Dokumentację projektową – wymagania, niezbędne dokumenty.
- Poradniki wiedzy – instrukcje, tajniki know-how, słownik.
Informacje dla poszczególnych działów
Tu sprawdzą się rozwiązania konkretnych problemów czy standardy wdrażane w projektach. Najlepiej będzie dowiedzieć się, czego potrzebuje zespół i koniecznie zaangażować jego członków w tworzenie bazy wiedzy – przecież są jej najlepszym nośnikiem.
Na jakie elementy zwrócić uwagę?
Rozpoczynając poszukiwania bazy wiedzy dla swojej organizacji, warto zwrócić uwagę na funkcjonalności takie jak:
- podział na kategorie i podkategorie według określonej struktury;
- tworzenie materiałów samodzielnie za pomocą łatwego kreatora;
- wykorzystywanie kilku formatów plików – tekst, grafika, film, plik pdf;
- obecność zaawansowanej wyszukiwarki, przeszukującej pliki;
- możliwość przypisywania ról i uprawnień użytkownikom – dzięki nim można łatwo tworzyć zespoły i przypisywać przełożonych. Tym samym można określić, kto ma dostęp do poszczególnych zasobów!
System bazy wiedzy – antidotum na chaos
Wiesz już, że firmowa bazy wiedzy daje możliwość uporządkowania know-how i zebrania specjalistycznej wiedzy w jednym miejscu, w zasięgu każdego pracownika. Przeszukiwanie skrzynki mailowej czy dysku na komputerze odejdzie w niepamięć.
Pozostało ostatnie pytanie: gdzie i jak stworzyć taką bazę? Doskonałą odpowiedzią na tę potrzebę będzie platforma e-learningowa. Baza wiedzy może stać się wtedy działającym w chmurze kompletnym narzędziem do przekazywania wiedzy, połączonym z systemem rozwoju kompetencji, np. ścieżek rozwoju i szkoleń e-learningowych.
Jak to może wyglądać w Twojej organizacji? Zapraszamy do rozmów z naszymi doradcami i testów wersji demo!
[1]Know-how oznacza wiedzę techniczną i pozatechniczną (handlową, administracyjną, organizacyjną, finansową), przydatną do wykonywania konkretnego rodzaju działalności gospodarczej. Można je określić jako całokształt doświadczeń, praktyk i procedur, jakie przedsiębiorca zdobył w trakcie prowadzenia działalności. (Rozporządzenie Komisji (WE) nr 772/2004 w sprawie stosowania art. 81 ust. 3 Traktatu do kategorii porozumień o transferze technologii.)
