Komunikacja wewnętrzna sprzyja budowaniu zaangażowania pracowników. Nie powinna być przypadkowa i zależna od nagłej potrzeby. Jest równie ważna jak komunikacja zewnętrzna. Newsletter firmowy to jedno z narzędzi, które warto wykorzystać. Jest jak elektroniczny biuletyn z najważniejszymi informacjami, nowościami i zmianami. Dawniej były to broszury czy gazetki jednak z biegiem czasu przenosimy się do świata online, gdzie newslettery trafiają na naszą skrzynkę mailową. By nie potraktować newslettera wewnętrznego jako spam, powinien przyciągać pracowników atrakcyjną formą, zachęcać do aktywności, być źródłem informacji i komunikacji. Jak to zrobić? O tym piszę poniżej.
Dopasowanie treści do odbiorcy
Newsletter firmowy kierujesz do swoich pracowników. Kluczowa w tej sytuacji jest znajomość preferencji odbiorcy, im więcej działów, komórek, czy grup wiekowych, tym może być trudniej dopasować treści.
Poznaj swoich pracowników i ich preferencje dzięki rozmowom, lub ankiecie – zapytaj się co lubią, czego potrzebują.
Jeśli firma jest dużych rozmiarów i nie da się sprostać wszystkim wymaganiom, można stworzyć np. podrozdziały lub 2 newslettery. Dzięki temu każdy czytelnik znajdzie coś dla siebie.
Jak tworzyć newsletter firmowy?
Newsletter to powstające cyklicznie treści, które przychodzą na skrzynkę mailową. Zatem, jak wyróżnić go wśród innych maili, aby akurat ta wiadomość nie została przeoczona?
- Tytuł i nagłówek – musi rzucać się w oczy, przyciągać uwagę, tak by mail nie został pominięty.
- Styl komunikacji – powinien być dopasowany do specyfiki firmy, wyrażać jej kulturę.
- Informacje – używaj krótkich komunikatów. Jeśli temat jest do rozwinięcia dodaj przekierowanie do intranetu, bazy wiedzy czy udostępnij dane osoby, która udzieli informacji.
- Obraz – oko najchętniej czyta obrazy. Wzbogać treści w zdjęcia, ilustracje, infografiki. Niech to będzie materiał, który wzbudza emocje – tym samym zapada w pamięć.
- Szablon – postaw na prostotę. Odbiorca czyta najchętniej to co jest łatwe do przyswojenia. Pamiętaj o podziale treści na wątki o konkretnej tematyce, np. o projektach, benefitach, konkursach.
Jakie informacje zawrzeć w newsletterze wewnętrznym?
Wszystko zależy od specyfiki firmy i stylu komunikacji. Na naszym przykładzie, przedstawię Ci o czym można napisać.
- Nowi klienci – informuj o tym, że odnosicie razem kolejne sukcesy, a projekty już czekają w kolejce do realizacji.?
- Stan projektów – ważne jest czy projekt już się zakończył i z jakim efektem. Wtedy różne zespoły, które np. ze sobą nie współpracują są na bieżąco. Możesz dodawać tu „perełki” np. cytat z rekomendacją od klienta.
- Bieżące plany firmy, status ich realizacji – warto by znalazła się tu zapowiedź lub np. przypomnienie o planach na najbliższy kwartał.
Trochę o wnętrzu – Informacje o tym co słychać w firmie są drugą istotną kategorią.
- Ważne zmiany, wydarzenia – mogą dotyczyć np. szkoleń dla pracowników, informacji na temat benefitów.
- Integracje, firmowe spotkania, wspomnienia szczególnych dni, które świętowaliście razem, np. Mikołajki, czy firmowe urodziny. Pamiętaj o relacjach fotograficznych, nasi pracownicy je uwielbiają ?.
- Akcje CSR, konkursy – możesz przedstawić pracownikom informacje o najnowszej rywalizacji, konkursie fotograficznym, czy zbliżającej się akcji, np. zbiórce na schronisko.
- Pracownicy – warto by nowi pracownicy się przedstawili. Daj również możliwość obecnym pracownikom do opowiedzenia swojej historii z urlopu, albo polecenia jakieś rozrywki, książki. Może taki kącik poleceń sprawdzi się w Twojej firmie?
- Nowe wątki – zawsze możesz dołączyć jakiś wątek na określony czas, np. u nas były to komiksy tworzone przez jednego z naszych pracowników, które publikowano w odcinkach. Nie mogliśmy się doczekać nowych przygód kowboja Ryczka.
- Wspomnienia z wyjazdów, pocztówki z wakacji – zespół dzieli się relacjami z wakacji, poleca co i gdzie warto zobaczyć.
Jak widzisz obszarów jest bardzo wiele. Zastanów się jakie tematy możesz poruszyć w swojej organizacji i jakie chętnie będą czytać Twoi pracownicy.
Efekty widoczne w firmowej atmosferze
Newsletter wzmacnia komunikację wewnętrzną w organizacji, a także jest skutecznym narzędziem employer brandingowym. Dla pracowników to często chwila odprężenia, na którą czekają, w końcu to newsy z życia firmy i zespołu.
Może być to również element budowania zaangażowania w zespole, pozwól pracownikom tworzyć treść i nadać kształt kolejnemu odcinkowi newslettera. Mogą mieć również wpływ na wybierane inicjatywy CSR czy formy i zasady konkursów. Zazwyczaj chętniej angażujemy się w coś co od nas zależy. Inspiruj pracowników i komunikuj się z nimi dzięki newsletterom. Sprawdź jak to działa!
