Jak firma wraca do pracy w biurze z pracy zdalnej, w dobie pandemii? - Case study

Przykładowe rozwiązania w firmie IT

W obecnej sytuacji spowodowanej pandemią koronawirusa firmy muszą zadbać o przygotowanie bezpiecznego środowiska w miejscu pracy, które będzie również wystarczająco komfortowe. Takie wyzwanie stanęło również przed nami. Jakie rozwiązania wdrożyliśmy?

W poprzednim artykule opisaliśmy, jak sprawnie przeszliśmy na pracę zdalną (przeczytasz tutaj). Szkolenia e-learningowe i platformy LMS, które tworzymy, pozwalają nam pracować efektywnie bez konieczności powrotu do biura. Jednak to pracownicy już w połowie kwietnia pierwsi zaczęli nieśmiało pytać o plany powrotu do „nowej” rzeczywistości biurowej.

Wsłuchanie się w potrzeby zespołu

Jesteśmy organizacją słuchającą potrzeb pracowników i już pod koniec kwietnia przeprowadziliśmy anonimową ankietę, w której zapytaliśmy członków naszego zespołu, czy w najbliższym czasie chcieliby wrócić do biur. 52% pracowników wyraziło chęć powrotu do pracy w siedzibie firmy w drugiej połowie maja 2020 r.

Wyniki odpowiedzi na pytanie: Czy chcesz wrócić do pracy w biurze w maju 2020 r. ?

Zapytaliśmy również, czy według nich decyzja o powrocie powinna być kwestią indywidualną.78% ankietowanych odpowiedziało „Tak”, a pozostali „Raczej tak”. ? Zgodnie z ich oczekiwaniami nie narzucamy daty, która określałaby obowiązkowe dla wszystkich pracowników rozpoczęcie ponownej pracy stacjonarnej. Ankietę poprzedziła wspólna praca działów HR i EB, której efektem było wypracowanie bezpiecznych i jasnych procedur powrotu do biura.

Po przeanalizowaniu danych z ankiety na spotkaniach firmowych Zarząd podkreślał, że powrót do biura będzie dotyczył osób chętnych. Decyzję o podjęciu działań w kierunku powrotu do pracy stacjonarnej poprzedziły również indywidualne rozmowy przełożonych z pracownikami. Wielu pracowników podkreślało, że brakuje im codziennych spotkań twarzą w twarz, powołując się na często pomijany aspekt emocjonalny. W dalszym ciągu pozostawiamy jednak naszym pracownikom możliwość pracy zdalnej – wybór należy do nich.

Przygotowanie procedur powrotu do biura

Współpraca z administracją budynku

Smart wynajmuje powierzchnię biurową w Warszawie i Lublinie. Na 7 dni przed planowanym powrotem do biur wystosowaliśmy pisma do Administracji budynków z listą zadań oraz zaleceń, które mają na celu poprawienie bezpieczeństwa wszystkim najemcom.

Zwróciliśmy uwagę na:

zwiększenie częstotliwości czyszczenia części wspólnych,
zwiększenie dostępności i ilości skutecznych środków czystości,
stałą dezynfekcję toalet, klamek czy włączników,
ograniczenie liczby osób, które na raz mogą korzystać ze wspólnych pomieszczeń, takich jak kuchnia czy toaleta.

Zaproponowaliśmy „rozładowanie ruchu” w kuchni, która stanowi miejsce spotkań przy kawie i posiłku. Zastosowaliśmy małe zmiany: przestawiliśmy ekspres do kawy w bardziej odizolowane miejsce oraz zorganizowaliśmy dodatkową przestrzeń do spożywania posiłków.

Procedury wdrożone przez naszą firmę

Plakat przygotowany przez zespół Smart Education, udostępniony w biurze.

Ze swojej strony po przeprowadzeniu analizy ryzyka i zgodnie z zaleceniami rządowymi wprowadziliśmy, przy wsparciu Zarządu, następujące rozwiązania:

zapewniliśmy pracownikom bezpieczną odległość dzięki rozstawieniu biurek, które dodatkowo są wyposażone w ścianki działowe;
zaleciliśmy wietrzenie pomieszczeń co 2-3 h;
na wejściu do każdego pomieszczenia udostępniliśmy środki ochrony osobistej w postaci żeli odkażających, maseczek, środków dezynfekujących klawiaturę, komputer, telefon itp.;
obok ekspresu do kawy i drukarki ustawiliśmy dodatkowe środki czyszczące;
wejścia do wszystkich pomieszczeń Smarta zostały wyposażone w tzw. bezdotykowe klamki pozwalające w higieniczny sposób otwierać drzwi;
ograniczyliśmy liczbę osób jednocześnie korzystających z salek spotkań do dwóch;
ustaliliśmy tury, w których odbywać się będą przerwy obiadowe;
w celu zminimalizowania obecności osób postronnych, pocztę i przesyłki kurierskie odbieramy w recepcji administracji budynku.

Pojawianie się pracowników w biurze postanowiliśmy rozłożyć w czasie, jako że przed ich powrotem konieczne jest podjęcie odpowiednich przygotowań. Osoba, która chce wrócić do pracy stacjonarnej, zgłasza się z kilkudniowym wyprzedzeniem do pracownika odpowiedzialnego za przygotowanie jej stanowiska. Powrót do firmy podzieliliśmy więc na tury, aby zapewnić odpowiedni czas na przygotowanie bezpiecznych miejsc pracy i doskonalenie wprowadzonych rozwiązań. Zdajemy sobie również sprawę, jak ważne jest ograniczenie liczby osób pracujących jednocześnie w danym pomieszczeniu.

Dynamiczne zmiany przynoszą owocne rezultaty

Ustalając nowe zasady organizacji pracy zespołu, na pierwszym miejscu postawiliśmy na analizę potrzeb każdego pracownika. Dowiedzieliśmy się, że jednym izolacja doskwiera, z kolei inni znaleźli w niej nowy komfort pracy. Staraliśmy się „wejść w ich buty” i zrozumieć ich motywacje. Nasze wnioski zestawiliśmy z celami firmy oraz wymogami obecnej sytuacji epidemiologicznej – tak powstała nasza procedura.

Mamy na uwadze, że sytuacja zmienia się bardzo dynamicznie, ale jesteśmy elastyczni. Doświadczeni ostatnimi dwoma miesiącami, jesteśmy przygotowani na dalsze, nawet szybkie zmiany. A wszystko po to, by zapewnić ciągłość działań organizacji, bezpieczeństwo pracowników i dbać o naszą wyjątkową atmosferę, którą pielęgnujemy również online. ?

Źródła: