AktualnościCase studyhomeoffice

Sytuacja w kraju i na świecie związana z pojawieniem się epidemii wirusa SARS-CoV-2 wymusiła na nas i na wielu firmach konieczność przejścia na pracę zdalną.

Smart jako firma działająca w branży innowacji w IT i edukacji, był na to prawie przygotowany. 😉 Już wcześniej na mniejszą skalę korzystaliśmy z połączeń VPN, a 13 marca 2020 r. –  tuż przed przejściem na pracę zdalną – zapewniliśmy bezpieczny dostęp do sieci firmowej wszystkim naszym pracownikom. W takim razie, dlaczego „prawie”? Ponieważ, podobnie jak inne firmy, w krótkim czasie musieliśmy zmierzyć się ze stworzeniem nowych procedur związanych z pracą zdalną. Szybkie i skuteczne przejście całego zespołu na taką formę pracy było dla nas wyzwaniem!

Jednak bezpieczeństwo i zdrowie pracowników oraz ciągłość działań firmy stały się najważniejsze. Możemy być z siebie dumni: ostatecznie cały nasz zespół bardzo sprawnie przeniósł pracę z biura (tak w Lublinie, jak i w Warszawie) do swoich domów. Już od dwóch miesięcy jesteśmy Smartem w trybie home office!

Jakie działania podejmujemy?

Dbamy o komunikację

Do opanowania nagłego chaosu potrzeba odpowiednich ludzi i narzędzi. 😊 I my to mamy!

Komunikujemy się za pomocą standardowych metod, takich jak mail czy telefon, ale duże znaczenie ma również komunikator oraz wideokonferencje.Telekonferencje (zwane telkami) to dla nas narzędzia komunikacji formalnej, ale i nieformalnej, ponieważ wykorzystujemy je również do spotkań podczas wspólnych posiłków.

Na czacie mamy nieoficjalne kanały, które pozwalają na codzienne rozmowy między pracownikami – tak jak w biurze. Na wspólnym kanale dzielimy się bieżącymi informacjami, np. o możliwości bezdotykowego odbioru przesyłek z paczkomatu za pomocą aplikacji, czy bezpłatnych zamówieniach przez Allegro Smart, które poprawiają nasze bezpieczeństwo w tym czasie. Dbamy również nawzajem o kreatywne spędzanie czasu poza pracą: polecamy sobie darmowe bazy z audio- i e-bookami, a ponieważ trochę za sobą tęsknimy, umawiamy się na wspólne gry online po godzinach pracy.

Kontakt zdalny z klientami opanowaliśmy już wcześniej. Stawiając na eko rozwiązania, ograniczaliśmy wyjazdy do Klientów. Spotkania online to u nas standard, dlatego nie sprawiło to większych problemów po przejściu na pracę zdalną.

Czy zauważyliśmy jakieś szumy komunikacyjne? O tak, zdarzają się: najczęściej w postaci bawiących się dzieci, czy kota chodzącego po biurku. 😊 Jednak wszyscy jesteśmy ludźmi, a empatia w tym czasie jest podstawowym odczuciem.

 

W tle słychać szczekanie…

Pracownik 1 : U kogo to pies szczeka?

Pracownik 2 : To moje dziecko! 🙂

Dążymy do bliskości

Przełożeni raz w tygodniu rozmawiają indywidualnie z każdym pracownikiem. Są to rozmowy nie o projektach, ale o odczuciach, o tym, co u danej osoby słychać. Zależy nam na autentycznej relacji z pracownikami. Wprowadziliśmy również codzienne, poranne spotkania zespołów, które systematyzują pracę.

Spotkania całej firmy odbywają się u nas co ok. 2 tygodnie, tak aby cały zespół wiedział, jakie firma podejmuje kroki. Przekazujemy bieżące informacje, dotyczące zarówno projektów, jak i pracowników. Zależy nam na transparentności działań i szczerej komunikacji.

 

Wdrażamy integrację online

Pizza piątek to była nasza firmowa tradycja. Zależy nam, by podtrzymywać zwyczaje stworzone z inicjatywy naszych pracowników, zorganizowaliśmy więc w każdy piątek dostawę pizzy do domów! Wsparliśmy tym samym lokalne biznesy gastronomiczne, a nasi pracownicy, korzystając z dedykowanego komunikatora, spożywają wspólnie pizzę – tak jak w biurze!

Mija kolejny tydzień pracy zdalnej, nastroje pracowników są różne, motywacja może się wahać. Jak pobudzić ducha rywalizacji? Zorganizowaliśmy kalambury online, a hasła tworzone były za pomocą emotikonek. W konkurs zaangażowało się 65% pracowników.

 

Ich opinie były bardzo pozytywne: „Kasia, wielki szacun! Konkurs był ekstra!”, „Brawo, bardzo fajny konkurs!” 😊

 

Cieszymy się razem z zespołem. Chwila rozrywki, żeby oderwać się od obowiązków, naprawdę pozwala odetchnąć! Żeby pobudzić kreatywność, która w naszej branży jest nieoceniona, zorganizowaliśmy spotkania z motywem przewodnim. Były dni, kiedy wszyscy pracownicy ubierali się na zielono, pomarańczowo albo mieli ciekawe nakrycia głowy. Czasem trzeba było wspiąć się na wyżyny pomysłowości i przygotować strój do takich tematów jak „wakacje”, „gangster” albo „śpioch”!

 

Stawiamy na procedury i standaryzację działań

Również w kwestii projektów dzieje się u nas naprawdę dużo. Nie zwalniamy tempa i dostosowujemy się do dynamicznych zmian. Wykorzystujemy do tego procedury i narzędzia, które pozwalają nam na usystematyzowanie pracy.

Kluczowe jest odpowiednie oprogramowanie. Jako firma IT stale wdrażamy i testujemy nowe narzędzia, które usprawniają naszą pracę. Rozwijamy nasze usługi, takie jak platforma Dolineo, z których również my jako firma korzystamy.

 

Dbamy o komfort i bezpieczeństwo pracowników

Okazuje się, że wygodny fotel ma znaczenie. W końcu nie każdy dysponuje w domu odpowiednim wyposażeniem do pracy zdalnej. Nasi pracownicy mieli możliwość zabrania z biura tego, czego tylko potrzebują do komfortowej pracy, np. monitora, fotela, słuchawek. Na bieżąco zbieraliśmy zamówienia na brakujące kable czy słuchawki a potem, odpowiednio zorganizowani, rozwoziliśmy potrzebne sprzęty. Może się wydawać, że to tylko fotel – dopóki nie popracuje się kilka dni, siedząc na kuchennym krześle…

Zdecydowaliśmy, że powrót do pracy w biurze powinien być indywidualną decyzją każdego pracownika. Już teraz przygotowujemy odpowiednie procedury, prowadzimy rozmowy z administratorami naszych biur, przygotowujemy miejsca pracy dla naszych pracowników. W celu zbadania potrzeb i opinii zrobiliśmy ankietę, z której wynika, że 50 % pracowników chce wrócić do biura w maju. Jeśli zatem tylko sytuacja epidemiologiczna na to pozwoli, będziemy powoli wracać do pracy stacjonarnej. Komfort psychiczny naszych pracowników jest dla nas równie istotny, jak zdrowie fizyczne.

 

Reagujemy na nadzwyczajną sytuację

W wyniku epidemii, w obliczu której stanął cały świat, zespół Dolineo sprawnie opracował i bezpłatnie udostępnił szkolenie e-learningowe „Jak chronić się przed wirusami?” – dostępne tutaj.

Szkolenie zostało osadzone na platformach ok. 20 firm – jeden z klientów udostępnił je prawie 10 000 pracowników! 😊 Szkolenie można również wykonać indywidualnie.  Spotkało się ono z bardzo pozytywnymi opiniami, np.

„Panie Mariuszu bardzo dziękuję za pomysł, pamięć o nas. Szkolenie idealnie wpasowuje się w aktualną sytuację. Na pewno z niego skorzystamy.”

 

„Dziękuję serdecznie za wiadomość. W takich sytuacjach każdy drobny gest podtrzymujący na duchu, czy po prostu podnoszący świadomość jest bardzo miłym widokiem. Wszystkiego dobrego, zdrowia z wzajemnością i oby jak najszybciej wszystko wróciło do normy!”

 

Podążając za potrzebami firm, na Dolineo powstały również szkolenia o pracy zdalnej. Więcej na ten temat dowiesz się tutaj.

Zarządzamy kryzysem

Sytuacje kryzysowe to dla wielu firm wyzwanie na różnych płaszczyznach: od zarządzania ciągłością produkcji i siecią sprzedaży, poprzez relacje z klientami, aż po utrzymanie zespołu. Dla nas to bez wątpienia sprawdzian, z którego wyciągamy wnioski. Najlepsze co mamy to ludzie, a jedyne co jest pewne to zmiana.