Zrekrutowanie odpowiedniego pracownika na stanowisko to jedno z trudniejszych zadań, a jak przeprowadzić nowicjusza przez ten ocean wiedzy i informacji? Onboarding może odbywać się stacjonarnie lub online ze wsparciem przełożonego/mentora/lidera (w zależności od ról i struktury w firmie). Każde z rozwiązań ma swoich zwolenników, jednak jak usprawnić i przyspieszyć wdrożenie nowego pracownika?
Onboarding, a potrzeby nowo zatrudnionego pracownika?
Proces wdrożenia może dotyczyć kilku obszarów:
- Procedury: regulaminy, kwestie administracyjne, organizacyjne, np. sprawy kadrowych, informatyczne, hasła, dostępy, używane w firmie systemy itp.
- Zadania: cele i zadania, które ma osiągnąć mają być jasne nie tylko dla pracownika, ale i przełożonego oraz zespołu.
- Kultura: zasady działania, współpracy w firmie, struktura organizacyjna, tzw. „zasady gry”.
- Relacje: wizja, misja, kultura, komunikacja wewnętrzna – to wszystko co wpływa na poczucie przynależności do firmy.
1. Komunikacja kluczem do budowania relacji
Ważne by pracownik zapoznał się na początku ze środowiskiem swojej pracy i zespołem.
- Wskazane jest przypisanie osoby wspierającej we wdrożeniu „buddiego” (również w trakcie onboardingu w formie zdalnej). Może to być, np. koleżanka z zespołu, która jest dedykowana do zaopiekowania się pracownikiem, wprowadzi go w zwyczaje biurowe i będzie stanowić wsparcie. Znaczące będzie również lista działów i pracowników, dedykowanych do pomocy w konkretnych przypadkach.
- Dostęp do komunikatorów i nieformalnych kanałów jest podstawą. Nie pozwól, by pracownik błądził we mgle. Może dedykowany kanał powitalny na czacie? ?
- Sprzęt i zestaw powitalny, który może zawierać powitalną kartkę, albo paczkę z gadżetami, np. kubek, kalendarz. To na pewno przybliży nowicjusza do kultury organizacji.
Zadbaj o transparentną komunikację, pozwoli to wyeliminować niedomówienia i plotki.
2. Ścieżki wiedzy i szkolenia w jednym miejscu
Ścieżki wdrożenia mogą się różnić w zależności od zajmowanego stanowiska. Możesz wysłać pracownika na szkolenie stacjonarne, przeprowadzić je w siedzibie firmy, jednak co w sytuacji gdy przewidywana jest tylko praca zdalna?
Szkolenia e-learningowe to rozwiązanie, do którego można zawsze wrócić i mieć wiedzę o firmie, produktach czy kalendarzu wydarzeń w jednym miejscu.
Może pomóc również baza wiedzy online gdzie zgromadzisz ważne materiały dotyczące produktów, usług, komunikacji, czy szkoleń z systemów, którymi posługuje się organizacja.
Co więcej, można z łatwością przypisywać materiały do konkretnych użytkowników i nadawać uprawnienia. Planowanie rozwoju pracowników i zarządzanie talentami może znaleźć się w jednym miejscu – online!
3. Integracja świata offline z online
Zdarzają się również niezbędne szkolenia offline, np. uczestnictwo w negocjowaniu oferty handlowej, w formie spotkania. Może ono zostać uwzględnione w procesie wdrożenia online. Dzięki temu cały proces onboardingu znajduje się w jednym miejscu. Po szkoleniu, manager może oznaczyć, że zostało ono wykonane.
Takie rozwiązanie może sprawdzić się w organizacjach bez względu na rodzaj wykonywanej pracy, czy branżę.
4. Zbieraj feedback
Mnogość rozwiązań online pozwala na przeprowadzanie ankiet i raportowanie wyników w czasie rzeczywistym. Feedback nowego pracownika będzie przydatny do ewentualnego udoskonalenia ścieżek rozwoju i całego procesu wdrożenia.
Informację zwrotną na temat wdrożenia możesz zbierać po zakończonych etapach, np. po pierwszym tygodniu, miesiącu i po 3 miesiącach pracy. Pozwoli to na badanie satysfakcji pracownika i uzupełnienie luk w procesie onbordingu.
Pamiętaj jednak, że rozmowa z nowym pracownikiem jest bardzo ważna w budowaniu zaufania i relacji. Ankieta jej nie zastąpi, a jedynie może pokazać tematy warte poruszenia.
Rozmowa z nowym pracownikiem jest bardzo ważna w budowaniu zaufania i relacji. Ankieta jej nie zastąpi, a jedynie może pokazać tematy warte poruszenia.
5. Skorzystaj z innowacyjnych rozwiązań
System do onboardingu może składać się z wielu elementów, z których zbudujesz ścieżkę wdrożenia. Od potrzeb firmy i pracowników zależy co znajdzie się na tej drodze.
Mogą to być szkolenia z BHP, RODO, czy szkolenia z bezpieczeństwa IT. Baza wiedzy z informacjami o intranecie czy systemach tj. jak CRM, testy czy ankiety.
Gotowy system online to świetne rozwiązanie dla pracowników znajdujących się w różnych lokalizacjach w Polsce czy na świecie, a także dla pracowników zdalnych, których będzie przybywać. (W dobie pandemii większość polskich pracowników (64 proc.) przyznaje, że po powrocie do biura, jeżeli będą mieli taką możliwość, chce częściej wykonywać swoje obowiązki zawodowe zdalnie. ) [1]
Raportowanie i monitorowanie wyników jest dostępne w czasie rzeczywistym również w jednym miejscu, więc przełożony może je śledzić na bieżąco. Pozwala to również na analizę postępów i wsparcie nowego pracownika w procesie onboardingu.
Onboarding – pierwszy krok do zaufania
Nowy pracownik powinien przyswoić wiele informacji. Platforma z onboardingiem to wszystkie dane zebrane w jednym miejscu. Odpowiedni poziom zaangażowania na początku pracy w organizacji wpływa na zaufanie i produktywność pracownika. Warto poświęcić mu trochę czasu, aby nowicjusz poczuł się częścią zespołu, który często staje się naszą drugą rodziną.
Chcesz wiedzieć więcej o platformie do onboardingu? Zapraszamy do kontaktu!
