Najnowsze zmiany w Kodeksie Pracy są nazywane przez ekspertów „prawdziwą rewolucją”. Nowe regulacje dotyczące pracy zdalnej będą dotyczyć części lub całej organizacji, co oznacza, że w każdym przypadku działy HR będą miały ręce pełne roboty. Spore wyzwania staną także przed działami szkoleniowymi, które będą musiały dopasować narzędzia i procesy do nowej rzeczywistości. Pomocne w tym będzie m.in. tworzenie wewnętrznych baz szkoleń e-learningowych. Choć nie tylko.
Zmiany w Kodeksie Pracy dotyczące pracy zdalnej – podsumowanie
Nowelizacja ustawy wejdzie w życie w kwietniu 2023 roku. Choć pracodawcy czekali na nią od momentu wybuchu pandemii, na razie wokół wprowadzonych zmian toczy się ożywiona dyskusja, pełna obaw i niepewności. Co wiemy na pewno? Ustawa wprowadza definicję pracy zdalnej i jej zakres, a więc określa sytuacje w jakich pracownik będzie mógł ją wykonywać oraz obowiązki leżące po stronie pracodawcy i pracownika. Z nowelizacji dowiadujemy się m. in, że:
- Dotychczasowe przepisy dotyczące telepracy zostaną zastąpione przepisami o pracy zdalnej.
- Pracodawcy, którzy zatrudniają pracowników na zasadach telepracy mają 6 miesięcy na wdrożenie zmian zgodnych z nowelizacją. Pracodawcy, których pracownicy obecnie pracują zdalnie, mają na to zaledwie miesiąc.
- Według wprowadzonej definicji pracy zdalnej, będzie ona mogła być wykonywana „całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość”.
- Wykonywanie przez pracownika pracy zdalnej musi być wynikiem porozumienia pomiędzy pracownikiem a pracodawcą.
- Pracodawca będzie musiał pokryć koszty Internetu czy prądu (szczegółowe zasady i kwota zwrotu nie jest na razie znana).
- Pracodawca powinien wyrazić zgodę na pracę zdalną na wniosek określonych w ustawie grup pracowników: rodziców dzieci do lat 4, kobiet w ciąży i osób opiekujący się niepełnosprawnym członkiem rodziny.
- Na wniosek pracownika pracodawca będzie mógł zezwolić na 24 dni pracy zdalnej w ciągu roku.
- Pracodawca może nakazać pracę zdalną tylko w obliczu siły wyższej (stan nadzwyczajny, stan zagrożenia epidemicznego albo stan epidemii).
Jak zmiany w Kodeksie Pracy wpłyną na obszary szkoleniowe w organizacjach
Nowe regulacje dotyczące pracy zdalnej wpłyną na działy szkoleniowe na co najmniej trzech płaszczyznach:
#1. Narzędzia
Transformacja cyfrowa przyspieszyła w ponad połowie polskich firm w trakcie trwania pandemii – tak wynika z raportu EY Polska, ale większość inwestycji było związanych z klientami i jego potrzebami. Zaledwie 8% inwestycji dotyczyło pracowników. Zmiany w Kodeksie Pracy zapewne przekierują uwagę pracodawców na cyfrowe potrzeby pracowników, bo bez odpowiednich narzędzi praca zdalna będzie znacznie utrudniona. Oznacza to jeszcze większą cyfryzację szkoleń, w tym wdrażanie e-learningu tam, gdzie do tej pory wydawał się on niepotrzebny. Dzięki temu działy L&D będą mogły jeszcze skuteczniej realizować swoje cele, w tym:
- przeprowadzać szkolenia obowiązkowe i rozwojowe, dając pracownikom dostęp do wiedzy w każdym miejscu, o dowolnej porze,
- monitorować postępy pracowników, w tym liczbę godzin spędzonych na e-learningu, zakres przyswojonej wiedzy i stopień jej przyswojenia,
- na bieżąco sprawdzać potrzeby rozwojowe pracowników oraz szybko i skutecznie dostosowywać do nich zakres szkoleń.
#2. Dostęp do wiedzy
Dla pracodawców nowe prawa pracowników w zakresie pracy zdalnej oznaczają także wypracowanie skutecznych sposobów na przepływ wiedzy w całej organizacji, a działy szkoleniowe są przecież ważną częścią tych procesów. Dzięki nowoczesnym narzędziom technologicznym, pracownicy mogą mieć dostęp do wszystkich potrzebnych w pracy zdalnej informacji: procedur, opisu procesów, prezentacji, skryptów czy bazy szkoleń e-learningowych, które dostarczają wiedzą kompleksowo lub w postaci pigułek wiedzy. Nawet w przypadku sporadycznej pracy zdalnej, dostęp do uporządkowanego, bezpiecznego i pewnego źródła wiedzy wewnętrznej może przynieść szereg korzyści, np. przyspieszenie wykonywania codziennych zadań przez pracowników, w tym procesów obsługi klienta.
Pracodawcy nie mogą zignorować, że sposób przepływu wiedzy w organizacji hybrydowej, którą wkrótce się staną, może mieć inny przebieg i bez odpowiednich narzędzi powstanie luka informacyjna, z którą trudno będzie sobie poradzić „tradycyjnymi” metodami (np. szkoleniami stacjonarnymi lub spotkaniami „face-to-face”). Stały dostęp do szkoleń e-learningowych oznacza lepszą jakość pracy, a tym samym lepszy wynik finansowy.
#3. Cyfrowe szkoleniowe doświadczenia pracowników
W nowych warunkach obszar Learning&Development będzie musiał postawić nie tylko na wdrożenie nowych narzędzi, ale także opracowanie nowych procesów związanych z cyfrowymi doświadczeniami pracowników. Będzie to dotyczyło wszystkich firm, także tych, w których praca zdalna odbywała się dotychczas w mikroskali lub nie odbywała się w ogóle. Zadbanie o jakość cyfrowych doświadczeń pracowników wpisuje się w ogólny trend Employee Experience. Badania już dawno wykazały, że to właśnie doświadczenia pracowników wpływają na doświadczenia klientów. Opracowanie nowych, przyjaznych pracownikom procesów (np. onbaordingowych), realizowanych za pomocą intuicyjnych i angażujących narzędzi, musi stać się priorytetem.
Nowe przepisy prawa pracy stają się faktem i zmienią one polski rynek pracy. Pracownicy zapewne będą chcieli korzystać z nadanych im przywilejów, utrzymując jednocześnie te dotychczasowe, np. związane z możliwością rozwoju zawodowego i osobistego. E-learning wpisuje się w te potrzeby znakomicie, choć pracodawcy będą musieli jak najszybciej wdrożyć odpowiednie narzędzia i opracować wewnętrzne zasady, które usatysfakcjonują obie strony i jednocześnie będą zgodne z przepisami.
[1] Zmiany w przepisach dotyczą także innych kwestii, m.in. podniesienie płacy minimalnej, podniesienia świadczeń w trakcie podróży służbowych oraz urlopów, w tym urlopów macierzyńskich i ojcowskich.
[1] Ewelina Czechowicz, „Nowelizacja Kodeksu pracy z podpisem Prezydenta. Praca zdalna i kontrola trzeźwości”, https://www.pit.pl/aktualnosci/nowelizacja-kodeksu-pracy-z-podpisem-prezydenta-praca-zdalna-i-kontrola-trzezwosci-1007902 [Dostęp z dnia 21.02.2023]
